Apa itu kop surat? dan bagaimana cara membuat kop surat di word? Buat kalian yang baru mengenal software pengolah data, dan ingin belajar cara membuat kop surat, silahkan simak artikel ini sampai selesai.
Kop surat atau kepala surat terletak pada bagian paling atas dokumen, berisi semua informasi lengkap mengenai perusahaan/instansi yang memuat nama perusahaan/instansi, alamat lengkap, dan kontak yang bisa dihubungi.
Hal ini berfungsi untuk sebagai acuan untuk menentukan dokumen tersebut bersifat resmi atau tidak. Jadi adanya kop surat ini, maka kalian bisa membedakan antara dokumen resmi dan tidak resmi.
Masih banyak orang yang masih belum bisa membuat kop surat. Namun jangan khawatir, seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, membuat kop surat bisa dilakukan dengan mudah menggunakan aplikasi khusus.
Salah satunya adalah dengan Microsoft Word di laptop atau komputer. Dengan aplikasi ini kamu bisa dengan mudah, cepat, dan rapi membuat kop surat.
Pengertian Kop Surat
Kepala surat, atau yang sering disebut sebagai kop surat, adalah komponen yang berada di bagian paling atas surat resmi. Ini berisi logo serta informasi terkait perusahaan, instansi, atau lembaga yang mengirimkan surat tersebut.
Kepala surat memiliki beberapa komponen penting yang harus ada, yang membentuk identitas dari perusahaan atau instansi tersebut. Komponen-komponen ini termasuk logo, nama perusahaan/instansi, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, website resmi (jika ada), dan nomor faximile (jika diperlukan).
Keberadaan komponen-komponen ini dalam kepala surat sangat penting, terutama bagi penerima surat. Mengapa begitu penting? Berikut
adalah beberapa alasan mengapa kepala surat adalah bagian krusial dari surat resmi:
1. Identitas Pengirim
Kepala surat membantu mengidentifikasi siapa yang mengirim surat tersebut. Logo, nama perusahaan/instansi, dan informasi kontak yang tercantum memberikan gambaran yang jelas tentang sumber surat.
2. Kontak yang Mudah
Dengan informasi kontak yang ada di kepala surat, penerima surat dapat dengan mudah menghubungi pengirim jika ada pertanyaan, masalah, atau memerlukan bantuan tambahan. Nomor telepon, alamat email, dan alamat fisik sangat berharga dalam hal ini.
3. Formalitas
Kepala surat memberikan tingkat formalitas pada surat. Ini menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari sumber yang sah dan serius dalam pesan yang disampaikan.
4. Kepentingan Dokumen
Dalam konteks bisnis atau hukum, kepala surat bisa berperan dalam membuktikan keaslian dan kepentingan dokumen. Ini mengkonfirmasi bahwa surat tersebut berasal dari pihak yang berwenang.
Cara membuat kepala surat dengan aplikasi seperti Microsoft Word adalah opsi yang paling mudah. Kebanyakan komputer atau laptop memiliki aplikasi Microsoft Office, termasuk Word.
Fitur-fitur yang ada dalam Word sangat user-friendly, sehingga bahkan orang yang tidak memiliki latar belakang teknis yang kuat pun bisa membuat kepala surat dengan mudah.
Cara Membuat Kop Surat di Word
Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat kop surat di word. Nah jika kamu masih bingung, kali ini Metodegames akan memberikan tutorialnya kepada kalian.
Dikutip dari berbagai sumber, berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat kop surat di Word:
1. Menggunakan Header Dokumen
Cara pertama yang bisa kamu gunakan untuk membuat kop surat adalah menggunakan fitur header dokumen. Seperti yang kita tahu, Microsoft Word seri manapun sebenarnya sudah menyediakan template kop surat gratis yang bisa dipakai.
Namun, karena setelannya harus di atur secara default, maka cara ini jarang sekali digunakan. Masih banyak cara lainnya yang bisa kamu manfaatkan untuk membuat kop surat, yaitu memanfaatkan fitur line yang bisa dilakukan oleh siapapun.
Akan tetapi, cara membuat kop surat di Word yang paling cepat dan rapi menggunakan header masih jarang diketahui. Nah berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:
- Buka aplikasi Microsoft Word.
- Buat dokumen baru.
- Klik menu Insert > header > blank header.
- Jika sudah, header akan ada di bagian atas dokumen.
- Klik di dalamnya untuk mulai mengetik.
- Masukkan semua informasi kontak, mencakup nama, email, alamat, nomor telepon, maupun detail yang relevan lainnya.
- Kemudian, sesuaikan ukuran font-nya.
- Klik Insert > shapes > dan pilih garis untuk menambahkan garis bawah untuk pembatas kop surat. Atur ketebalan garis yang diinginkan.
- Kop surat selesai dibuat.
2. Menggunakan Template
Cara kedua yaitu menggunakan template, dengan fitur ini kamu bisa membuat kop surat dengan mudah dan cepat. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:
- Buka aplikasi Microsoft Word.
- Klik file di atas layar pada sudut kiri.
- Klik new > letters > dan pilih template kop surat sesuai dengan kebutuhan.
- Klik “create”.
- Template surat nantinya akan muncul, kamu hanya perlu mengisi dan menyesuaikan kop surat berdasarkan informasi yang ingin dimuat.
3. Menggunakan Table
Cara terakhir kamu bisa memanfaatkan fitur table untuk membuat kop surat di Word. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:
- Buka aplikasi Microsoft Word.
- Pilih menu Insert >header > blank header.
- Klik insert > table dan sesuaikan dengan kebutuhan untuk kp surat.
- Jika sudah, isi dengan informasi seperti info kontak, logo, dan sebagainya.
- Kamu juga menyesuaikan informasi dan tata letaknya dengan mengedit table.
Itulah langkah-langkah cara membuat kop surat di word. Kamu bisa mengiktui salah satu cara diatas, dan bisa dengan mudah dan rapi membuat kop surat di Word.